Как зафиксировать факт уничтожения персональных данных
![Шайдуллина Венера](https://закон.инициатор.рф/img/user/9916_1654369226_3190.png)
Шайдуллина Венера
Как зафиксировать факт уничтожения персональных данных
Любым способом, например:
- через шредер, если сведения хранятся на бумаге;
- путем форматирования диска, удаления информации из внутренней системы, если информация хранится на компьютере.
Главное понимать, что "уничтожить" означает, что никто и никогда не сможет восстановить содержание персональных данных. Законную формулировку можно найти в ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ).
Есть два способа фиксирования уничтожения персональных данных, которые указываются в Приказе:
- оформление акта об уничтожении персональных данных (далее – акт);
- выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных (далее – журнал регистрации).
Если персональные данные хранятся только на бумажном носителе, то достаточно акта. Во всех остальных случаях нужен еще и журнал регистрации.
Акт и журнал регистрации следует хранить в течение 3 лет с момента уничтожения персональных данных.
Акт составляется в свободной форме. Оформить акт можно не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. При этом нужно, чтобы в акте было указано:
- наименование организации или ФИО предпринимателя и их адрес местонахождения;
- ФИО лиц, чьи персональные данные были уничтожены;
- ФИО и должность лица, уничтожившего персональные данные, а также его подпись;
- перечень категорий уничтоженных персональных данных;
- наименование уничтоженного материального носителя, содержащего персональные данные, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя (в случае обработки персональных данных вручную);
- наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные (в случае их обработки на компьютере);
- способ уничтожения персональных данных;
- причину уничтожения персональных данных;
- дату уничтожения персональных данных.
Выгрузка из журнала регистрации должна включать в себя:
- ФИО лиц, чьи персональные данные были уничтожены;
- перечень категорий уничтоженных персональных данных;
- наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные;
- причину уничтожения персональных данных и дату их уничтожения.
Если вы не можете указать все нужные сведения по журналу регистрации из-за технических ограничений, то все, что вы не смогли зафиксировать с помощью него, нужно зафиксировать актом.