Как зафиксировать факт уничтожения персональных данных

Любым способом, например:

• через шредер, если сведения хранятся на бумаге;
• путем форматирования диска, удаления информации из внутренней системы, если информация хранится на компьютере.

Главное понимать, что "уничтожить" означает, что никто и никогда не сможет восстановить содержание персональных данных. Законную формулировку можно найти в ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ).

Есть два способа фиксирования уничтожения персональных данных, которые указываются в Приказе:

• оформление акта об уничтожении персональных данных (далее – акт);
• выгрузка из журнала регистрации событий в информационной системе персональных данных (далее – журнал регистрации).

Если персональные данные хранятся только на бумажном носителе, то достаточно акта. Во всех остальных случаях нужен еще и журнал регистрации.

Акт и журнал регистрации следует хранить в течение 3 лет с момента уничтожения персональных данных.

Акт составляется в свободной форме. Оформить акт можно не только на бумажном носителе, но и в электронном виде. При этом нужно, чтобы в акте было указано:

• наименование организации или ФИО предпринимателя и их адрес местонахождения;
• ФИО лиц, чьи персональные данные были уничтожены;
• ФИО и должность лица, уничтожившего персональные данные, а также его подпись;
• перечень категорий уничтоженных персональных данных;
• наименование уничтоженного материального носителя, содержащего персональные данные, с указанием количества листов в отношении каждого материального носителя (в случае обработки персональных данных вручную);
• наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные (в случае их обработки на компьютере);
• способ уничтожения персональных данных;
• причину уничтожения персональных данных;
• дату уничтожения персональных данных.

Выгрузка из журнала регистрации должна включать в себя:

• ФИО лиц, чьи персональные данные были уничтожены;
• перечень категорий уничтоженных персональных данных;
• наименование информационной системы персональных данных, из которой были уничтожены персональные данные;
• причину уничтожения персональных данных и дату их уничтожения.

Если вы не можете указать все нужные сведения по журналу регистрации из-за технических ограничений, то все, что вы не смогли зафиксировать с помощью него, нужно зафиксировать актом.