Как нужно заверять копии электронных документов?

Законодательно порядок заверения копий электронных документов не регламентирован. Заверяя копию электронного документа, необходимо дополнить удостоверительную надпись указанием на сам документ и название ПО, посредством которого осуществлён доступ к электронному документу.

Отношения, связанные с использованием электронных документов, регулируются положениями Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федерального закона от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Электронные документы создаются в электронном виде и не предполагают обязательного документирования в бумажной форме. Подписываются такие документы электронной подписью. Она бывает нескольких видов – простая, квалифицированная, неквалифицированная. Если электронный документ содержит квалифицированную электронную подпись, то он равнозначен подписанному собственноручной подписью бумажному документу. Соответствующие положения закреплены законодательно (п. 11.1 ст. 2 Закона № 149-ФЗ, ч. 1 и 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Использование электронных документов, содержащих квалифицированную электронную подпись, допускается в любых отношениях, если законодателем применительно к конкретным отношениям особо не оговорена обязанность составлять документы в бумажном виде.

Как и в случае с бумажными документами, при работе с электронными документами возникает необходимость в заверении их копий. Копия электронного документа может потребоваться для её представления лицу, не имеющему в распоряжении специального программного обеспечения. Отметка о заверении копии электронного документа ставится под подписью уполномоченного лица вместе со словом «Верно» и скрепляется печатью организации. Также обязательно необходимо указать дату заверения копии, фамилию, инициалы и должность лица, заверившего документ.

При выдаче заверенной копии электронного документа представителю другой организации или служащему государственных органов необходимо проставить на ней отметку о месте, где хранится подлинник.

Общие положения о заверении копий документов содержатся в п. 21, 23, 25 раздела 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 г. № 1185-ст; п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст. Отдельные положения касательно заверения копий электронных документов могут быть установлены инструкцией по делопроизводству в компании.