Что такое служебная записка и как её оформить

Служебная записка – унифицированный документ для внутренней деловой переписки внутри компании. Эта форма деловой переписки может носить аналитический, справочный, объяснительный или пояснительный характер.

Законодательство не содержит требований к оформлению служебных записок, поэтому они могут составляться в произвольной форме с соблюдением общих правил делопроизводства и учётом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016. Порядок оформления служебных записок устанавливается компанией в локальном нормативном акте. 

В действующем законодательстве понятие «служебная записка» отсутствует. Нет и законодательно установленных правил оформления служебных записок. Требования к документированию информации и оформлению служебных записок устанавливаются локальным нормативным актом организации (ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»). С этим локальным актом должны быть ознакомлены все работники организации.

В Инструкции, утверждённой Постановлением ЦИК России от 20.01.2016 г. № 321/1831-6, служебная записка определяется в качестве внутреннего документа, адресованного вышестоящему должностному лицу, содержащего обстоятельное изложение конкретного вопроса с предложениями и выводами автора (раздел 2). Это определение может быть использовано в качестве основы.

В организациях и на предприятиях служебные записки оформляются по разным поводам. Соответственно, служебные записки могут быть аналитическими, докладными, объяснительными, пояснительными, материальными. В зависимости от вида служебной записки, в ней может быть изложена просьба работника о предоставлении каких-либо ресурсов, дано пояснение причин возникших проблем, раскрыты особенности какого-либо внутреннего процесса в компании и т. д.

При оформлении служебной записки необходимо придерживаться общих правил, изложенных в разделах 3-5 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 г. № 2004-ст. Обязательные элементы служебной записки: наименование адресата (должностного лица, которому адресована служебная записка); наименование вида документа; заголовок (тема документа); описание обстоятельств, составляющих содержание служебной записки; ФИО автора служебной записки и его подпись; дата составления документа.

Итак, служебная записка – это документ, информирующий руководство о проблеме и содержащий варианты её решения либо описывающий какую-либо ситуацию. Служебные записки составляют для решения широкого спектра рабочих вопросов – для выдачи инструкций, запроса информации, извещения руководства о различных событиях и проблемах.